Saisie des décisions de jury

ScoDoc guide les travaux de la commission (et/ou du jury) en présentant le parcours et les résultats de chaque étudiant, et les différentes décisions possibles (voir explications dans GestionJury).

Note : pour le BUT, une page spéciale est présentée.

On accède à la page de saisie des décisions de jury soit via la fiche étudiant (menu Scolarité du semestre à considérer), soit via la page Saisie des décisions du jury accessible depuis le tableau de bord du semestre.

Enregistrement des décisions "automatiques"

En général, la majorité des étudiants d'un semestre valident tous les éléments de la formation, et il serait fastidieux de devoir saisir les décisions correspondantes une par une. Aussi, en bas de la page de saisie des décisions de jury d'un semestre, on trouve un lien Calcul automatique des décisions du jury. Ce mécanisme va permettre d'enregistrer en une seule fois toutes les décisions "de droit", c'est-à-dire traiter les cas où l'étudiant satisfait les conditions exigées dans le règlement du diplôme. Les conditions et éléments validés dépendent du type de formation. Seules les décisions positives et "de droit" (ADM, CMP) sont enregistrées.

Warning

• Ne jamais lancer ce calcul avant que toutes les notes ne soient saisies ! (verrouiller le semestre ensuite)
• Les éventuelles conditions portant sur l'assiduité ne sont pas prises en compte ici : seules les notes sont considérées.
• Il est nécessaire de relire soigneusement les décisions à l'issue de cette procédure !

Décisions automatiques en formations classiques

• Seuls les étudiants qui obtiennent le semestre seront affectés (code ADM, moyenne générale et toutes les barres, semestre précédent validé).
• Le semestre précédent, s'il y en a un, doit avoir été validé.
• Les décisions du semestre précédent ne seront pas modifiées.
• L'assiduité n'est pas prise en compte.
• Les étudiants avec des notes en attente sont ignorés.

Décisions automatiques en BUT

• N'enregistre jamais de décisions de l'année scolaire précédente, même si on a des RCUEs "à cheval" sur deux années.
• Attention: peut modifier des décisions déjà enregistrées, si la validation de droit est calculée.
  Ce calcul n'utilise que les notes, et pas les décisions manuelles déjà saisies.
  Par exemple, vous aviez saisi ATJ ou RAT pour un étudiant dont les moyennes d'UE dépassent 10 mais qui, pour une raison particulière, ne valide pas son année. Le calcul automatique peut remplacer ce RAT par un ADM, ScoDoc considérant que les conditions sont satisfaites. On peut éviter cela en laissant une note de l'étudiant en ATTente.
• N'enregistre que les décisions validantes de droit: ADM ou CMP.
• N'enregistre pas de décision si l'étudiant a une ou plusieurs notes en ATTente.
• L'assiduité n'est pas prise en compte.
• Si l'étudiant remplit les conditions (a validé les 120 premiers ECTS du BUT) alors lui enregistre un diplôme de "DUT en 120 ECTS".

En conséquence, saisir ensuite manuellement les décisions manquantes, notamment sur les UEs en dessous de 10.

Saisie des décisions pour un étudiant

Après avoir enregistré les décisions de droit, restent à examiner les étudiants qui n'ont pas complètement réussi. Ces cas sont le plus souvent discutés en commission ou jury et les décisions prises sont enregistrées au fur et à mesure dans ScoDoc via les formulaires présentés ci-dessous.

Formulaire formations classiques

Pour une formation classique (hors APC, BUT), le formulaire ressemble à cela:

(source de ce schéma: ValidationSemestre.dia)

Jury du Bachelor Universitaire de Technologie (BUT)

Le Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) institue des règles de progression et de validation spécifiques dont ScoDoc tient compte. Les jurys ont une composante annuelle, en raison de la validation de niveaux de compétences associés à des RCUEs (couples d'Unités d'Enseignement de la même année).

En BUT, on va utiliser trois types de décisions de jury: sur les UEs, les RCUEs et les années de BUT. Une décision sur une UE concerne l'UE d'un semestre, d'une année scolaire donnée: on peut enregistrer une décision AJ sur l'UE12 en 2022, puis ADM sur l'UE12 d'un nouveau formsemestre en 2023. Ce n'est pas le cas pour les décisions concernant le cursus BUT: on valide (ou non) l'année BUT1, puis BUT2 puis BUT3. Un redoublant peut avoir son BUT1 en AJ, puis il passera en ADM l'année suivante. Pareil pour les RCUEs. Autrement dit, le code d'une année BUT ou d'un RCUE, pour un étudiant donné, est unique.

À retenir

Les UE sont capitalisables, et on peut les répéter en cas de redoublement, donc avoir plusieurs validations de jury pour la même UE. En revanche, les validations de compétences (RCUE) et d'années BUT sont uniques.

Tenue du jury BUT

Le jury part d'un formsemestre (dit origine). Dans ce formsemestre, l'étudiant est inscrit à un parcours (ou au tronc commun): ce parcours détermine les niveaux de compétence qu'il doit valider durant l'année.

Le jury, pour chaque niveau de compétence, peut éditer:

• l'UE du formsemestre origine (qui peut être déjà validée en cas de modification);
• l'UE du formsemestre précédent si l'origine est paire (S2, S4, S6) et que ce formsemestre pair n'est pas verrouillé (sinon, affichée mais en lecture seule);
• le RCUE (couple d'UEs associées au niveau), si l'origine est paire.

Édition décision d'UE

Le menu jury (activé par défaut) pour une UE affichera:

• Si en cours: la moyenne courante, la décision recommandée basée sur cette note
• Si validée ailleurs que dans le semestre en cours: le code et la moyenne enregistrés.
• Si pas en cours, menu désactivé, pas d'édition de la décision d'UE.

Édition décision de RCUE

Le menu RCUE est désactivé par défaut: calcul automatique en fonction des décisions d'UE.

Le code enregistré (rappel: chaque RCUE n'a qu'un code enregistré, contrairement aux UEs) est affiché (code couleur s'il est différent de celui calculé).

Validation des RCUEs (niveaux de compétences)

Rappel : pour un étudiant, un seul code est enregistré par RCUE, sur l'ensemble de sa scolarité. Par exemple, dans le cas d'un étudiant qui redoublerait son BUT1 en juin 2025:

• En 24-25 il aurait eu 9/20 au RCUE et donc le code AJ.
• En 25-26 il obtiendrait 11/20 au RCUE, et donc le code ADM.

Lorsqu'on retourne sur son tableau de jury de 24-25, on voit la note de 9/20 avec le code ADM sur le RCUE, car ce RCUE a été validé l'année suivante. Par contre, les codes d'UE sont ceux de l'année affichée. Attention à la nuance.

La modification du code RCUE peut entraîner la modification des codes des UEs qui le constituent: code RCUE ADJ => UEs non validantes passées en ADJR.

Formulaire de saisie (BUT S1 seul)

Voici le formulaire pour un étudiant (fictif) en fin de S1. Il a deux UEs avec des notes très basses, et la troisième au-dessus de 10. ScoDoc propose donc les codes d'UE AJ et ADM. En semestre impair (ici S1), il n'y a pas d'autres décisions à enregistrer, et le passage en S2 est de droit.

Notons que l'avertissement "L'étudiant n'est pas inscrit à un parcours." n'est pas ici un problème car il s'agit d'une formation (BUT R&T) dans laquelle tous les parcours ont la première année en commun.

Après enregistrement, l'affichage devient:

Les éléments avec un contour vert sont enregistrés.

Au besoin, on peut ensuite les modifier manuellement en utilisant les menus présentant les codes (l'explication de ces codes est rappelée en bas de la page de saisie). À noter que l'on ne peut pas saisir manuellement le code ADM sur une UE dont la moyenne est inférieure à 10 (c'est forcément une décision de jury, donc ADJ, par exemple).

Les éléments modifiés par l'utilisateur mais pas encore enregistrés prennent la couleur rose:

Après enregistrement des modifications (nous avons ici déclaré manuellement deux UEs en DEF, ce qui pourrait arriver si le jury constatait un important manque d'assiduité dans les enseignements correspondants, par exemple), ScoDoc nous indique que les décisions enregistrées ne correspondent pas à celles attendues par défaut, avec des contours pointillés rouges et verts:

Formulaire de saisie (BUT S1/S2, tout ADM)

Dans cet exemple, l'étudiant n'est pas encore passé en jury: rien n'est enregistré. Comme tous les résultats sont suffisants, ScoDoc propose des codes ADM et le passage dans l'année suivante.

Voir aussi

• Codes jury en BUT
• Guide responsable de formation
• FAQ
• Contacts