Inscription des étudiants via Apogée¶
Les informations données ici ne concernent que les établissements qui ont mis en place une interface entre ScoDoc et le logiciel d'administration Apogée, comme à l'IUT de Villetaneuse. Cette interface repose sur l'utilisation d'un connecteur (parfois appelé "portail") offrant les services décrits sur la page InterrogationPortail.
Généralités¶
On conserve la possibilité de créer les étudiants individuellement, ou de les importer d'un tableau Excel. Cependant, il est plus rationnel d'importer directement les étudiants depuis Apogée (le logiciel utilisé par la scolarité centrale).
Apogée identifie les sessions de formation (semestres) par un "code étape". Nous
associons donc un code étape à chaque semestre ScoDoc. Lors de la création ou
modification d'un semestre, ScoDoc présente la liste d'étapes disponibles (cette
liste peut être paramétrée dans ScoDoc via le fichier de configuration
config/default-etapes.txt et/ou est fournie par le service getEtapes du
portail, voir détails techniques).
Note : Apogée réutilise les mêmes codes étapes pour les sessions d'années différentes, ces codes changent donc rarement.
Codes annuels
Certaines formations utilisent des codes Apogée annuels alors qu'elles sont semestrialisées.
Une fois le code étape défini, ScoDoc peut interroger Apogée pour obtenir la liste des étudiants inscrits dans cette étape. Les informations récupérées sont:
- identité (nom, prénom, civilité);
- adresse (et téléphone).
Apogée ne conserve pas (en général) les informations de type "admission" (lycée d'origine, notes et type du bac, ...), il faudra donc les importer séparément si on le souhaite (via le menu "Importer données admission").
Synchronisation avec Apogée¶
La page Synchroniser avec étape Apogée est accessible depuis le tableau de bord du semestre (via le menu Inscriptions). Elle permet de vérifier et modifier les inscriptions au semestre en utilisant l'étape Apogée (les inscriptions dans Apogée sont normalement gérées par le service de la scolarité, cette opération ne concerne donc que les étudiants régulièrement inscrits).
Renseigner les codes étapes
Cette opération ne fonctionnera que si vous avez correctement renseigné le ou les codes étapes du semestre (menu Modifier le semestre).
ScoDoc peut rencontrer quatre cas de figure pour chaque étudiant:
1- étudiant présent dans Apogée et inscrit dans le semestre ScoDoc (tout va bien)
2- étudiant dans Apogée, dans ScoDoc, mais pas inscrit dans le semestre (non inscrit, on devrait l'inscrire)
3- étudiant dans Apogée et pas dans ScoDoc (on devrait l'importer et l'inscrire)
4- étudiant inscrit dans le semestre ScoDoc, mais pas trouvé dans Apogée (sur la base du code NIP) (peut-être pas encore inscrit, ou bien une erreur de saisie ?)
Ces quatre cas sont présentés dans des cadres différents.
Le bouton Importer et Inscrire permet de traiter les étudiants du cas 3 (cas rencontré normalement en début de semestre).
Le lien inscrire ces étudiants, en bas du cadre Étudiants non inscrits dans ce semestre, permet d'inscrire les étudiants dans le cas 2.
S'il reste, quelques semaines après la rentrée, des étudiants dans le cas 4 et que le code étape du semestre est correct, contactez votre service Scolarité pour élucider la situation.
Réinscriptions¶
Les étudiants ont jusqu'à fin octobre pour se réinscrire, il est probable que les listes Apogée ne soient pas à jour la semaine de la rentrée. On va donc utiliser le mécanisme de passage interne à ScoDoc, et faire une synchro fin octobre. Voir TransitionSemestre.