Paramétrage des procès-verbaux de jury et lettres individuelles

Les PV de jury et les lettres individuelles sont des documents (pdf) officiels, générés après les jurys.

Le PV de jury est en format paysage et liste les résultats des étudiants choisis, comme dans cet exemple (les noms et codes sont fictifs):

Image de fond de page (logos, tête, pied)

L'exemple ci-dessus utilise une image de fond qui contient l'en-tête et le pied de page, avec des logos. Il faut fournir à ScoDoc une image de fond. Le plus simple est généralement de la composer dans un logiciel de traitement de texte, et de l'enregistrer en image: exporter en PDF puis convertir le PDF en image PNG ou JPEG de bonne résolution (300dpi , par exemple avec un logiciel comme Aperçu sur Mac.

L'image obtenue peut ensuite être téléversée sur le serveur de la même façon que pour un simple logo (voir la section paramétrage des bulletins, section Logos avec le nom "pvjury_background" ou "letter_background" selon le type de document visé.

Il ne reste plus qu'à activer l'option correspondante soit globalement dans le paramétrage du département, soit (pour les bulletins) dans par le menu réglage bulletin du semestre (qui a priorité):

• Mettre l'image de fond sur les PV de jury (paysage)
• Mettre l'image de fond sur les bulletins
• Mettre l'image de fond sur les lettres individuelles de décision

Note : pour les serveurs migrés depuis ScoDoc 7, les anciennes configurations sont normalement reprises automatiquement.

L'image doit ensuite être enregistrée sur le serveur à un emplacement spécifique (seul l'administrateur du serveur peut faire cela): voir la page sur la configuration les images.

Ne pas oublier d'activer l'option "Mettre l'image de fond sur les PV de jury" dans les paramètres du département.

Note : on peut aussi ajouter les logos séparément, mais il est souvent plus commode de fournir une trame de fond complète. Voir ici si besoin.

PV de Jury: textes, marges et autres paramètres

Les préférences concernant les PV de jury sont:

Les marges sont réglables en millimètres, afin de faire tenir le contenu dans l'espace entre les logos, en-têtes, etc.

Les paragraphes de texte utilisent un balisage identique à celui des bulletins de notes, voir ParametrageBulletins.

Lettres individuelles PDF

ScoDoc génère un document PDF contenant les lettres de tous les étudiants du semestre ou d'un groupe.

Le principe est le même, mais on fournit une trame de fond au format portrait, comme indiqué plus haut. Le texte de la lettre est configurable dans les préférences. Les balises utilisables sont décrites ici.

Exemple de résultat:

Lettres individuelles docx (Word/Open Office)

Depuis la version 9.7.77 (mai 2025), ScoDoc génère aussi les lettres individuelles au format docx, ce qui permet de les éditer dans un logiciel de bureautique comme Word, Open Office ou autre.

Le principe est de fpournir à ScoDoc un modèle (template), un simple document .docx dans lequel ScoDoc va remplacer certaines balises. Pour cela, ScoDoc utilise le moteur Jinja adapté pour les document via python-docx-template. Se référer à ces documentations pour la syntaxe et les structures de contrôles disponibles.

Les lettres sont réunies dans un seul document docx.

Données disponibles dans les templates docx

Les données disponibles dans les templates docx sont (un peu) mieux organisées que celles utilisées dans les documents PDF et tirent partie des possibilités offertes par Jinja. Par exemple, pour accéder à la valeur du paramètre UnivName, qui est défini dans le paramétrage du département donné par la variable config, on écrira (en Word): {{ config.UnivName }}.

Variables définies

• config: tous les paramètres de configuration (préférences) du semestre, voir NomsPreferences.

• date_jury, date_commission : ces valeurs sont renseignées par l'utilisateur dans le formulaire au moment de générer le document.

• decisions: liste d'informations sur les décisions de jury de chaque étudiant. Pour générer l'ensemble des lettres, on va itérer sur les décisions, et passer ainsi en revue tous les étudiants concernés. Voir détail ci-dessous.

• formsemestre: informations sur le semestre d'où a été lancé l'opération d'édition du document. Détail dans la documentation de l'API.

• titre_formation: titre de la formation (accessible aussi via formsemestre.formation.titre_officiel)

Chaque décision, dans la variable liste decisions, contient etud et jury, détaillés ci-dessous:

• etud : données sur l'étudiant, disponibles sous decision.etud:

Variable
boursier	''
civilite	'M'
civilite_etat_civil	'X'
code_ine	'ABCDEFG'
code_nip	'12345678'
codepostaldomicile	'75001'
date_naissance	'10/01/2003'
dept_acronym	'RT'
dept_naissance	'075'
domicile	'12 rue des alouettes'
email	'camille.martin@edu.univ-xxx.fr'
emailperso	'camille@truc.machin'
etat_civil	'CAMILLE MARTIN'
etudid	'6650
lieu_naissance	'PARIS 20EME'
nationalite	''
nom	'ABDELHAK'
nomprenom	'M. Camille MARTIN'
paysdomicile	'FRANCE'
prenom	'CAMILLE'
prenom_etat_civil	''
telephone	'0102030405'
telephonemobile	'+33601020304'
villedomicile	'DIABLE-VAUVERT

• jury: les décisions de jury pour cet étudiant dans ce semestre:

Variable
autorisations_txt	'Vous êtes autorisé à continuer dans le semestre : S5'
decision_orig	'année BUT2'
decision_sem_descr	'ADM. Diplôme de DUT (BUT1, BUT2) validé',
decision_ue_sans_niveaux_txt	'Unités d'Enseignement capitalisées : RT1.4, RT2.4, RT3.4'
decision_ue_txt	"Unités d'Enseignement capitalisées : RT1.4, RT2.4, RT3.4. Niveaux de compétences validés ce semestre : - Administrer : niveau 2 ADM - Connecter : niveau 2 CMP - Programmer : niveau 2 ADM"
decisions_ue_descr	'RT1.4, RT2.4, RT3.4'
decisions_ue_ects_txt	"Unités d'Enseignement capitalisées : - RT1.4 : ADM, 5 ECTS - RT2.4 : ADM, 8 ECTS - RT3.4 : ADM, 5 ECTS"
diplome_dut120	: True (vari si DUT120 obtenu)
diplome_dut120_descr	'Diplôme de DUT (BUT1, BUT2) validé'
diplome_txt	"Vous avez donc obtenu le diplôme ..."
mention	mention au diplôme (ou vide)
niveaux_competences_txt	"Niveaux de compétences validés ce semestre : - Administrer : niveau 2 ADM - Connecter : niveau 2 CMP - Programmer : niveau 2 ADM"
observation_txt	: 'phrase d'observation sur les compensations.'
parcours_code	'ROM'
parcours_titre	'Réseaux Opérateurs et Multimédia'
refcomp_specialite	'RT'
refcomp_specialite_long	'Réseaux et télécommunications'
type_jury	si terminal, "délivrance du diplôme". Sinon "BUT1" ou, en classique, "passage de Semestre n en semestre n+1"
type_jury_abbrv	idem, abrégé.