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# Suivi des absences (version <= 9.4)
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**Cette page se réfère l'ancien système de gestion des absences, remplacé en
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juillet 2023 (ScoDoc 9.5) par le nouveau module Assiduité.**
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ScoDoc permet d'enregistrer les absences des étudiants.
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Les absences sont notées par demi-journées (matin ou après midi).
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Elles peuvent être "justifiées" ou non.
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Dans les pages concernant un étudiant, un cadre en bas à gauche permet de
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visualiser le compte d'absences (comptées en demi-journées) et de les visualiser
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sur un calendrier de l'année scolaire. On peut simplement ajouter, justifier ou
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supprimer une absence pour un étudiant.
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Une absence:
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* correspond à une demi-journée durant laquelle l'étudiant a été noté absent;
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* peut être signalée plusieurs fois (ScoDoc ne la comptera qu'une fois).
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Un justificatif:
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* permet de signaler que l'absence est "excusée" (certificat médical...);
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* peut être saisi à n'importe quel moment, avant ou après le signalement de l'absence.
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Les absences peuvent aussi être saisies pour tout un groupe d'étudiants via un
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formulaire adapté (voir le menu "Saisir absences" sur le tableau de bord du
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semestre).
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Le compte des absences peut ou non figurer sur les bulletins de notes, suivant
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les réglages choisis (voir le menu "Préférences du semestre").
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## Notification par mail des absences
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ScoDoc peut prévenir par email lorsqu'un étudiant a "trop d'absences".
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Peuvent être prévenus:
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* le chef du département;
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* le responsable du semestre concerné (direction des études en IUT);
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* une autre adresse indiquée dans les paramètres (cela peut être une liste de diffusion, par exemple);
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* le responsable du module concerné par une évaluation dans laquelle un étudiant est signalé absent (voir plus bas).
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Pour éviter d'inonder les utilisateurs de messages, plusieurs paramètres sont réglables:
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* notifier les absences au chef (oui/non);
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* notifier les absences au dir. des études (oui/non);
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* notifier les absences aux resp. de modules (oui/non);
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* notifier les absences aux étudiants (individuellement);
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* autre adresse vers laquelle notifier;
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* fréquence maximale de notification N (un utilisateur ne recevra pas plus de 1
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message tous les N jours, *par étudiant*);
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* seuil de première notification: nombre d'absences tolérées avant premier envoi
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de notification (comptées en demi-journées);
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* seuil notifications suivantes: une notifications toutes les *N* absences,
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après le premier seuil;
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* message notification e-mail (template modifiable).
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Ces paramètres peuvent être spécifiés globalement ou par semestre (comme pour la
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plupart des paramètres ScoDoc, voir [PreferencesScoDoc](PreferencesScoDoc.md)).
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*Absences aux évaluations*: lorsqu'une absence concerne potentiellement une
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évaluation, le responsable du module concerné peut être prévenu. Limitations: la
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résolution temporelle de l'absence est la demi-journée, une évaluation peut être
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plus courte; il appartient à l'enseignant de vérifier si l'étudiant était
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réellement absent lors de son évaluation (ou si la justification d'absence
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produite couvre bien sa plage horaire). Notons que ScoDoc se fonde sur la date
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de l'évaluation déclarée, pas sur l'emploi du temps (qui n'est pas géré par
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ScoDoc).
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### Billets d'absences
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Les "billets d'absences" sont issus d'une demande du département Informatique de
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l'IUT de Villetaneuse en 2009, et sont implémentés à titre expérimental.
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Le scénario d'utilisation est le suivant :
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* l'étudiant absent remplit un formulaire web (sur le portail étudiant, donc
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hors ScoDoc) indiquant les dates (début et fin) de son absence et sa raison;
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* ce billet rempli est alors envoyé à ScoDoc et doté d'un numéro unique;
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* il l'imprime et va au secrétariat porter cette impression du formulaire
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(faisant apparaitre le numéro) et le justificatif correspondant;
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* le secrétariat, quand il en a le temps, rentre le numéro de la fiche d'absence
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et a juste une case à cocher : justifié/non justifié.
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Voir détails techniques sur [ServicesXml](ServicesXml.md).
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